Les réunions de chantier sont des éléments importants de la bonne gestion des projets de construction. En organisant des réunions de chantier régulièrement entre les différentes parties prenantes d’un projet, on favorisera une meilleure communication et donne un sens commun aux objectifs à atteindre. Ce qui rend plus probable la réussite du projet. L‘échec d’un projet dans le bâtiment est souvent imputé à une mauvaise gestion, dont le manque de communication appropriée étant le facteur clé.
Ces réunions devraient être régulières et scrupuleusement programmées. Elles peuvent s’effectuer par semaine ou par mois en fonction de la disponibilité des parties impliquées, bien que la taille et la complexité du projet puissent nécessiter un calendrier plus régulier. Ils sont utilisés comme un moyen de rendre compte des progrès, permettant de débattre des différents problèmes rencontrés et permettant la proposition de solutions. Elles offrent une bonne occasion pour des discussions bilatérales sur tous les problèmes qui ont eu lieu ou qui peuvent se produire.
Réunions de chantier mensuelles
Les réunions de chantier mensuelles impliquent employeurs, entrepreneurs, actionnaires, ouvriers, fournisseurs, consultants et tous ceux qui sont liés au projet. Une réunion mensuelle doit être programmée à partir du jour où les travaux commencent ; la première réunion étant la réunion de lancement. Il s’agit d’une réunion importante, car toutes les règles, réglementations, questions contractuelles de bases sont clairement énoncées et formulées pour l’ensemble des travaux. Le contractant devra soumettre sa structure organisationnelle, des clarifications sur les principaux problèmes à surmonter. Le maître d’ouvrage, quant à lui, exposera ses obligations et mettra en évidence les exigences spécifiques du contrat. Le consultant du projet sera la personne chargée de coordonner les relations entre l’employeur et l’entrepreneur, et il établira les exigences spécifiques de conformité par les deux parties.
Les réunions mensuelles doivent être programmées, à partir de la première réunion de lancement, chaque mois jusqu’à la date de livraison qui devrait être la dernière réunion de chantier.
Réunions de chantier techniques hebdomadaires
Une réunion technique de chantier devrait être une session de travail très technique, et devrait impliquer le personnel du site et être réalisée sur place, dans les bureaux temporaires installés sur le chantier. Cela ne devrait impliquer que le personnel du site du côté du contractant, de l’employeur et du consultant. Les réunions techniques de chantier devraient se tenir sur une base hebdomadaire et plus régulière s’il y a des questions cruciales à discuter. Il doit s’agir d’une réunion de travail purement technique, où les problèmes du site sont résolus immédiatement. Il ne doit pas être formel et il n’est pas nécessaire de préparer un procès-verbal. Cependant, le relevé de présence doit être transmis aux cadres supérieurs et tout problème ne pouvant être résolu doit être porté à l’attention des cadres supérieurs.
Réunions d’avancement de la construction
En voilà une autre forme de réunion de chantier dans le bâtiment ! Dans cette réunion, l’administrateur du contrat reçoit des rapports d’avancement de la part de l’équipe du contractant et du consultant. Il s’agira également de délivrer des rapports sur les dépenses et d’autres informations plus spécifiques telles que les rapports des sous-traitants, des photos d’avancement, etc.
